英文レターの書き方
各部位の形式
書式の各部位にも、それぞれ決まった形式があります。
1.差出人の住所
2行目：郡市区名、都道府県名、郵便番号
3行目：国名
例
1-3-2 Kasumigaseki
Chiyoda-ku, Tokyo 100-8798
Japan
2.日付
アメリカ式：月・日・年の順（例）October 1, 2007
イギリス式：日・月・年の順（例）1 October 2007
- 月は「January」のように書き、数字で代用しないようにします。
- 日は「1st, 2nd, 3rd」のような書式で書くこともありますが、一般には数字だけでかまいません。
3.受取人の住所・氏名
1行目：受取人の氏名（Mr., Ms.などの敬称をつける）
（2行目：肩書き）
（3行目：会社名）
4行目：番地、通り名
5行目：市名、州名、郵便番号
6行目：国名
例
1-3-2 Kasumigaseki
Chiyoda-ku, Tokyo 100-8798
Japan
4.敬辞
| 相手 | アメリカ式 | イギリス式 | |
|---|---|---|---|
| 単数の男性 | フォーマル | Dear Sir: | Dear Sir, |
| 一般 | Dear Mr.氏: | Dear Mr.氏, | |
| ごく親しい関係 | Dear 名: | My dear 名, | |
| 公式文書 | Sir: | Sir, | |
| 閣下 | My dear Mr. 役職名 | Your Excellency | |
| 単数の女性 | フォーマル | Dear Madam: | Dear Madam, |
| 一般（既婚） | Dear Mrs.氏 | Dear Mrs.氏, | |
| 一般（未婚） | Dear Miss 氏 | Dear Miss 氏, | |
| ごく親しい関係の大人・未婚者 | Dear 名 | My dear 名, | |
| 公式文書 | Madam: | Madam, | |
| 複数 | 会社など | Gentlemen: | Dear Sirs, |
| 役所など | Sirs: | Sirs, | |
| 婦人団体 | Ladies | Dear Madams, | |
注意
最近では、未婚・既婚兼用の敬称としてMs.を使う人が増えています。
Dear Sir:、Dear Madam: は相手の名前が分からないときにも使います。
相手の性別も分からない場合は、Dear Sir or Madam: とします。
役職だけ分かっている場合は、Dear 役職名とします。
会社・団体・役所などの組織にあてた手紙では、Ladies and Gentlemen やDear Sir/Madamのように男性形と女性形を並記するのが普通です。
5.本文
この部分は、特に形式はないので、相手に伝えたいことを簡潔に書くことを心がけましょう。
書き始める前に書く内容の概略をまとめると、書きやすいものです。文章は短く区切って1つの文章の平均語数を18語くらいにすると読みやすく、分かりやすい文章になるでしょう。
最後にもう一度読み直し、言葉の反復や意味のない言い回しなどを省けば完璧です。
6.結辞
日本語の「敬具」や「草々」にあたり、相手に対する尊敬や愛情を意味する重要な部分です。
| 相手、間柄など | アメリカ式 | イギリス式 |
|---|---|---|
| 一般的に使われる |
Sincerely※ Sincerely yours※ Very sincerely yours Yours always |
Yours sincerely※ Yours very sincerely |
| ややフォーマル | Truly yours | Yours truly |
| フォーマル、 目上の人に対して使う |
Respectfully yours | Yours respectfully |
| 礼状で使う |
Gratefully Gratefully yours |
Yours gratefully |
| その他 （ごく親しい相手に） |
Love With love Yours as ever Affectionately yours With all my love With love and kisses Yours Best wishes Your friend Best regards Good-by now |
|
- いろいろなものがありますが、一般にはこの3つが主流です。「その他」の欄に挙げてあるものは、相手との関係に応じて使いますが、恋人や家族などのごく親しい相手に対するものです。
7.署名
英文の手紙では署名は重要な意味を持つので、必ず自筆で、氏名を省略せずに書きます。
署名が読み取りづらいといけませんので、下に必ずタイプしましょう。
肩書きや役職名は、タイプした署名の下に書きます。
例
8.追伸
書き忘れた事や、付け加えたいことがある場合に、1、2行程度書き添えます。
2ページ以上の手紙になった場合
2ページ以上の手紙になった場合は、必ず1ページ目と同じ紙質のものに書きます。また、上から2～3センチあけたところにページ番号を入れます。
複数ページになる場合は、2ページ目（または最終ページ）が署名欄だけにならないように、本文の行間を調節します。