Webレター
給与明細（給料明細）業務にも活用できるWebレターをご紹介
書類の電子化を進める企業が増える一方で、従業員からの希望や社内システムの問題で、給与明細（給料明細）を紙で発行し、郵送している企業は今も多くあります。けれども、時間や手間、コストがかかるため、頭を悩ませている経営者や担当者の方もいることでしょう。
Web上で必要な情報を入力するだけで、書類の発行から郵送までを代行する日本郵便のWebレター。実は、給与明細（給料明細）業務でもご活用いただけます。どのようなサービスなのか、事例をあげてご紹介します。
給与明細（給料明細）業務にも活用できるWebレター
Webレターは、WordやPDFなどの文書をWeb上にアップロードし、差出人や宛先などの情報を入力することで、該当文書の印刷・封入封かんから、用紙・封筒の準備やポストへの投函、発送業務までを、日本郵便が代行するサービスです。見積書や請求書、イベントの案内状、おわび状など、さまざまな文書の発送にご活用いただけます。
給与明細書も、その一つ。給与の計算だけでもひと仕事なのに、それを印刷して従業員に配るとなると、より多くの時間や手間、コストを要します。さらに、遠方で働く従業員がいると、封筒を用意して書類を郵送するといった工程も追加されます。そのため、毎月、給料日の前になると、担当者は残業続き……ということも。そんなとき、Webレターを使えば、時間や手間、人件費などのコストを大幅に節約することが期待できます。
一人ひとりに異なる文書を送付できる
イベントの案内状などと違い、給与明細書の場合、送付する相手に合わせて文書や文面などを変えなければなりません。その点、Webレターには、「差込差出し機能」といって、本文と差込項目、差込データファイル（CSV）を設定することで、異なる相手に文面の一部（氏名・金額等）が異なる文書を送れる機能があります。しかも、9,999通まで同時に発送することができ、多くの従業員を抱える企業さまにも、安心してご利用いただけます。
気になるセキュリティ対策
個人情報でもある給与明細書。Webレターでは、印刷や封入などの作業を完全自動化された機械で行うため、手作業での誤送付がなくご安心いただけます。
業務改善を実現した事例を紹介
事例1：A社（サービス業）
導入理由
従業員を複数の勤務地に派遣しているため、それぞれの勤務地に給与明細書を郵送する必要があり、担当者は毎月、残業をして対応していた。業務の効率化を目的に、Webレターを導入。
導入後
・複数の勤務地に、ミスなく、給与明細書を送ることができるようになった。
・担当者の残業時間が減り、その分、他の業務にも人を回せるようになった。
・給与明細書以外の書類にも、Webレターを活用。
事例2：B社（メーカー）
導入理由
これまでは担当者が、給与明細書の印刷や発送業務を担っていたが、事業の拡大と従業員の増員に伴い、給与明細書業務が人手不足に。そこで、Webレターを導入。
導入後
・従業員が増えたので、発送業務の増大に伴う人的ミスが心配されたが、ミスなく業務を行うことができた。
・新たに増員しないで給与明細業務を遂行できたので、人員配置もこれまで通りで行えた。
給与明細（給料明細）業務は時間がかかるもの、と思っている人も多いでしょう。けれども、Webレターを使えば、まだまだ事業改善の余地があるかもしれません。ぜひ一度、日本郵便のWebレターをお試しください。
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