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「過去紙で保存していたの適切な廃棄方法がわからない」とお困りの方に、機密文書の種類を確認しつつ、安全に処理するための方法について解説。機密文書の適切な廃棄によって、 企業のセキュリティ強化を実現しましょう。
廃棄時に要注意な会社内の機密文書（機密書類）
企業には、社内向け・社外向けを問わず、多種多様な機密文書が存在します。機密文書とは、企業にとって最も重要な書類です。機密文書は、漏洩が発生した際の影響度などで、主に以下の種類に分類されます。
| 極秘文書 | 最も重要度の高い文書。新商品の開発情報や研究データ、合弁情報などが一般的に該当します。情報漏洩によって、企業が重大な損害を被る可能性があります。 |
|---|---|
| 秘文書 | 極秘文書より重要度は低いですが、契約や個人情報、商品原価などを含みます。 |
| 社外秘文書 | 企画書や入札内容など、社外に漏洩すると企業の競争力を損なう可能性があります。 |
上記3種類の機密文書には、漏洩を避けるべき内容が記載されているため、廃棄時に注意が必要です。
機密文書の管理には、取り扱いルールを定めるほか、関係者以外が物理的に立ち入ることができないスペースを設け、書類の所在を定期的に確認することなどが重要です。
また廃棄の際は、どの機密文書も注意を要しますが、特に重要度が高い極秘文書については、最大限の配慮をもって処理してください。
極秘文書
極秘文書は、企業経営に直接関わるような重要情報を含む文書です。企業において限られた人しか閲覧できないケースがほとんどです。
極秘文書の例は以下の通りです。
- 経営戦略に関する未公開文書
- 未公開の特許情報
- 人事に関する機密情報
- 新製品の開発・研究の資料
- M&Aに関する資料 など
これらの文書が漏洩した場合、企業が取引先からの信頼や社会的信頼ほか、多額の利益を失うなど、甚大な損害を被る可能性があります。
秘文書
秘文書は、極秘文書ほどではないものの、社内の関係者や一定以上の管理者のみがアクセスできる情報を含む文書です。
秘文書の例は以下の通りです。
- 内部報告書
- コスト情報
- 製品販売状況
- 社内規定の詳細
- 重要な契約書類
- 営業秘密に関する文書 など
秘文書が外部に漏れると、製品関連情報や製品販売状況などが流出する可能性があります。
社外秘文書
社外秘文書は、社内の多くのメンバーが知る情報であっても、外部には公開されていない文書です。
社内秘文書の例は以下の通りです。
- 顧客リスト
- 販売戦略資料
- マーケティング資料
- 見積・提案書
- 会議議事録 など
社員であれば、コピーや閲覧もたやすくできる文書ですが、流出した場合は企業の競争力を損なう可能性があります。
会社内の機密文書（機密書類）の廃棄方法
保存期間が過ぎた機密文書については、 情報漏洩を防ぐ観点からも、できるだけ早く廃棄することが望ましいでしょう。
企業が選択できる機密文書の廃棄方法には、以下のようなものがあります。
【廃棄したい機密文書の量が少ない】
- 社内でシュレッダーにかける
【社内でシュレッダーをかけるには量が多いが委託するほど量はない】
- 溶解処理サービスを利用する
【大量の機密文書を廃棄したい】
- シュレッダー作業を業者に委託する
- 焼却処理施設に持ち込んで燃やす
社内でシュレッダーにかける
シュレッダーを購入して、社内で機密文書を廃棄する方法です。
シュレッダーでの廃棄は即時かつ手軽に文書を破棄でき、自社で廃棄するため、外部に情報が漏れるリスクが低い点がメリットです。
機密文書を紙で管理していない企業や頻繁に機密文書を廃棄する必要がない企業などに適しています。 なお、シュレッダーを購入する際は、文書が完全に読めない状態になるまで細かく廃棄できる製品を選びましょう。
溶解処理サービスを利用する
化学的な溶解によって、機密文書を完全に廃棄する方法です。
溶解処理サービスを利用する方法のメリット・デメリットは、以下の通りです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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この方法は、焼却処分と同等のレベルで機密文書を廃棄することができます。加えて、リサイクルも可能な、環境に優しいサービスもあります。
溶解処理サービスを利用する際は、信頼できる業者を選んでください。
シュレッダー作業を業者に委託する
シュレッダー作業を業者にアウトソースする方法です。機密文書を業者に引き取ってもらう方法ほか、大型シュレッダーを持参した業者に出張してもらう方法もあります。
シュレッダー作業を業者に委託する方法のメリット・デメリットは、以下の通りです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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この方法は、機密文書を定期的に廃棄する必要がある企業や文書量が多い企業などに適しています。
なお、情報漏洩のリスク対策として、委託の際は信頼できる優良業者を選定することが非常に大切です。
焼却処理施設に持ち込んで燃やす
機密文書を焼却処理施設に持ち込んで、処分してもらう方法です。焼却処理施設に持ち込んで燃やす方法のメリット・デメリットは、以下の通りです。
| メリット | デメリット |
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この方法は、文書の償却に伴ってCO2が排出されるほか、紙のリサイクルもできないため、環境に優しい方法とは言えませんが、一方で、重要度の高い機密文書を確実に廃棄することができます。
機密文書（機密書類）の溶解処理は日本郵便の溶解サービス
日本郵便では、法人様向けに機密文書溶解サービスを提供しております。サービスの特徴は、以下の通りです。
※当社指定の溶解工場
産廃物ゼロを目指すために、資源を活かす生産工程を考え作られたゼロエミッション工場です。この工場で出た紙以外の産廃物も新たな資源として再利用されています。
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専用箱で安全・確実に郵送
日本郵便が送付した専用箱に、廃棄する書類を入れていただき、セキュリティサービスを付加したゆうパックにて工場まで配送いたします。 -
到着後に即時廃棄
廃棄書類の入った専用箱は、溶解工場に到着後すぐに未開封のまま箱ごと溶解（※）。文書の完全な溶解によって情報漏洩の恐れがありません。（※工場が休日の場合は翌営業日に溶解） -
溶解はゼロエミッション工場で実施
書類の溶解は、産廃物ゼロを目指すために、資源を活かす生産工程を考え作られたゼロエミッション工場で実施しています。なお、この工場で出た紙以外の産廃物も新たな資源として再利用されています。
日本郵便の機密文書溶解サービスを利用することで、情報漏洩のリスクを抑えつつ、環境に配慮した文書廃棄が可能となります。
ご利用料金は以下のページからご確認いただけます。
機密文書溶解サービス（法人のお客さま）
溶解後の機密文章をリサイクルする「機密文書溶解サービス」まとめ
機密文書の確実な廃棄は、情報漏洩を防ぎ、企業の信用を守るために重要です。
廃棄方法は様々ですが、重要度の高い書類ほど「完全に廃棄できる方法」が望ましいでしょう。
また、現在は環境に対する配慮が各企業にも求められているため、環境に優しい方法を選択することもポイントの一つです。
機密文書を扱うため、 信用できる業者の選定が重要となりますが、私たち日本郵便も安心・安全の機密文書溶解サービスを提供しております。安心と手軽さ、環境への配慮を兼ね備えたサービスです。
情報漏洩対策の一環として、ぜひ、日本郵便の機密文書溶解サービスの利用をご検討ください。
