Webレター
Webレターで請求書業務を効率化しよう
1通99円から発送できます。
請求書の発送業務に毎月、多くの時間をとられていませんか？中には、通常業務に影響が出たり、毎月、残業をして対応している企業もあるでしょう。請求書の作成、用紙や封筒・切手の準備、印刷、封入、切手の貼り付け、投函など、工程の多い請求書の発送業務。それを毎月、何十通、何百通、何千通も行うとなると、作業にかかる時間もコストも、膨大なものになります。
日本郵便のWebレターなら、こうした発送作業にかかる時間やコストを大きく削減することができ、企業の業務改善にお役立ていただけます。それでは、どのようなサービスなのかご紹介します。
Webレターとは
Webレターは、発送したいPDFやWordの文書をWeb上にアップロードし、宛先や差出人などの必要事項を入力するだけで、書類の発送ができるサービスです。印刷用紙や封筒、切手などの準備、印刷、封入、切手の貼り付け、発送などの作業を日本郵便が行うので、社内でこうした作業を行う必要がなくなり、書類の発送にかかる時間やコストを大幅に削減することができます。請求書やお知らせ、案内状、会報など、さまざまな書類の発送などに活用できますが、今回はその中でも、請求書の発送業務で導入した事例をご紹介します。
請求書業務改善を実現した事例を紹介
事例1：A社（メーカー）
導入理由
毎月の請求書発送業務のために、経理担当者が休日出勤をしていたため、Webレターを導入。
導入後
・作業効率が上がって請求遅延がなくなった
・残業代の大幅なコストカットに成功
・発送の人的ミスがなくなった
・ほかの支社でも導入し、会社全体でのコスト削減につながった
事例2：B社（通販業）
導入理由
取引先から請求書の要望が増えて対応が難しくなってきたため、Webレターを導入。
導入後
・印刷作業や発送作業がなくなって、通常業務に割り当てられる時間が増えた
・複数の取引先からの依頼をまとめて処理できるようになった
Webレターのメリット
導入事例をもとに、Webレターのメリットをご紹介しましょう。
メリット(1) 業務時間の大幅短縮
Webレターの大きな魅力の一つは、発送業務にかかる時間を大幅に短縮できることです。とくに請求書の数が多い企業では、全てを人の手で行うとなると、かなりの時間を要します。事例1の企業のように、休日に担当者が総出で行うこともあります。また、事例2の企業のように、請求書にかかる作業が増えると、通常業務の時間が減ったり、残業が必要になることもあります。
その点、Webレターなら、請求書をアップロードし、必要事項を入力するだけなので、発送業務にかかる時間を大きく減らすことができます。
メリット(2) コストカット
事例1のように、作業時間を減らすことで、大幅に人件費を削減することも可能です。Webレターは、用紙代、インク代、封筒代、切手代（郵便料金）などを含み、1通99円～（税込）。備品代や人件費を考えると、大きなコストカットを期待できます。
なお、お支払いには、料金後納やクレジットカード決済がご利用いただけます。
メリット(3) 人的ミスの心配なし
請求書の発送作業につきものなのが、印刷ミスや書類の入れ間違いといった人的ミスのリスクです。Webレターでは、印刷や封入などの作業を完全自動化された機械で行っているので、このようなミスの心配がありません。
請求書業務の改善を実現できる日本郵便のWebレター。あなたの企業にも導入して、請求書業務の効率化を目指してみませんか？
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