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お知らせ

本年10月期後納料金請求について

平成19年11月16日

本年10月にご利用いただいた郵便物等の料金を翌11月に請求する後納の取扱いにおいて、お客さまから10月分の請求書の遅れや請求額の相違がある等の申し出があるという事態が発生しました。

事態の概要と対応

現在まで以下のような事態が発生しており、それぞれ以下のとおり対応をしています。

1. 後納の取扱いにおいて、料金集計に新しいシステムを導入しましたが、業務・システム操作の不慣れや一部のプログラムミス(修正済み)などから、10月分の料金請求事務に遅れが生じ、月締めの期限までに請求額の確定ができなかったものが955件発生しました。
   これらについては、今月の請求を見合わせ、11月分の料金請求と合わせて請求することとし、その旨をお客さまにご説明させていただいています。
2. また、請求書を送付したものについても、次のような問題が発生しました。
   • 口座引落しや銀行窓口払いのお客さまの口座番号等の情報に誤りが発生し、改めて口座番号等の確認作業を行いましたが、期限までに間に合わないことが明らかになったため、ひとまず支払銀行をゆうちょ銀行とした請求書を作成、送付させていただいたものが7,721件ありました。
     これらについては、お客さまに事情をご説明した上で、支払方法について個別にご相談させていただいています。
   • 郵便事業株式会社の振込口座の預金種別を「普通預金」と記載すべきところ、総合的財務システムのプログラムミス(修正済み)で「当座預金」と記載され請求書が発送されたものが4,784件ありました。
     これらについては、お客さまに事情をご説明した上で、預金種別を「普通預金」としてお支払いいただくようお願いをしています。
   • 請求書の発行プロセスにおいて、決済系システムのプログラムミス(修正済み)により、正当な請求書の作成が遅れたものが1,890件ありました。
     これらについては、今月15日までに発送させて頂きましたが、請求が遅れたことについてお客さまに事情をご説明した上で、支払方法について個別にご相談させていただいています。
3. 更に、請求額の修正過程で、決済系システムのプログラムミスにより、請求書を送付しなかったものが563件、修正前の請求額でお送りしているものが99件あることが今月15日に判明しました。
   これらにつきましては、お客さまに事情をご説明した上で、支払方法等について個別にご相談させていただきます。
4. お客さまから弊社に対し、送付済みの請求書の請求額相違等のお申し出が昨日までに197件あり、これらについては、個別に状況を確認し、速やかに対処してまいります。

後納利用のすべてのお客さまに対して、書面により、料金請求事務に遅れが生じたことなどをお詫びするとともに、請求書に問題があった場合にはお問い合わせをいただくようご案内します。お問い合わせをいただいたお客さまには、ご納得いただけるよう誠意をもって対処させていただきます。

10月分の請求につきましては、納付期限(11月20日)を過ぎたお支払いに対しても、すべて延滞金をいただかないこととしております。

発生原因

このように、後納料金の請求事務が停滞・遅延した原因は、

1. システムで使用する顧客データの登録漏れ等による料金請求事務の遅れ
2. 決済系システムと配達外務員が持つ携帯端末・窓口端末において入力した取引データの連携不正等のプログラムミスによる請求額の確定の遅れ
3. 事前訓練不足等によるシステム操作不慣れからのデータ入力ミス及びその修正作業による請求額の確定の遅れ

等によるものであり、ご迷惑をおかけいたしましたお客さまにお詫び申し上げます。

今後の対応

プログラムミスについては発生の都度直ちに修正した上で、システムで使用する顧客データの再整備等を早急に実施すると共に、業務フローの見直しを含む訓練・研修等を徹底し、今後はお客さまにご迷惑をかけないように社を上げて取り組んでまいります。

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