お知らせ
内容証明等の郵便物の不適正な認証事務等に関する報告について
平成19年10月31日
本年10月1日以降、内容証明及び特別送達の郵便物について、郵便認証司による適正な認証事務が行われなかった事案が発生したことから、10月24日、総務省から、早急にお客様に対して事実関係を説明の上、適切な善後策を講ずるよう命ぜられました。併せて、不適正な認証事務に関する調査及び原因並びに再発防止策について10月31日までに報告するよう命ぜられ、本日、報告いたしました。
判明しました不適正な認証事務の件数は、内容証明が2万4，771件、（郵便局会社2万4，172件、郵便事業会社599件）、特別送達はすべて郵便事業会社で1万2，381件となっており、両社合計では3万7，152件となっております。
このことにより多くのお客様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
不適正な認証事務のあった内容証明の郵便物については、郵便局、支店に保管している謄本から差出人様を特定し、お詫びした上で再度差し出していただくことをお願いしてまいります。また、特別送達の郵便物については、郵便送達報告書の写しに不備事項がある場合は差出人様にご連絡し、お詫びするとともに郵便送達報告書を返送いただき、補正させていただきます。
このたびの不適正な認証事務が発生した主な原因は、社員への徹底が不十分であったこと、また、マニュアルの浸透度合いについて管理者による確認が不足していたものによるものと考えています。
これらのことを踏まえた改善策として、郵便局会社は自局点検を11月12日までに、緊急訓練を11月20日までに実施し、郵便事業会社は自店再点検を11月9日までに、緊急訓練を11月16日までに実施します。また、併せて、支社モニタリング要員による郵便局、支店のチェック等に取り組むことにより、再発の防止に努めてまいります。
今後は、同様の事故を発生させないように会社を挙げて全社員が適正な事務を着実に実施し、確実なサービスの提供に取り組んでまいります。
なお、10月31日、総務省に報告した内容は別添(PDF157kバイト)のとおりです。
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