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英文レターの書き方

各部位の形式

書式の各部位にも、それぞれ決まった形式があります。


1.差出人の住所

2.日付

アメリカ式 : 月・日・年の順 (例) October 1, 2007

イギリス式 : 日・月・年の順 (例) 1 October 2007

  • 月は「January」のように書き、数字で代用しないようにします。
  • 日は「1st, 2nd, 3rd」のような書式で書くこともありますが、一般には数字だけでかまいません。

3.受取人の住所・氏名

4.敬辞

相手 アメリカ式 イギリス式
単数の男性 フォーマル Dear Sir: Dear Sir,
一般 Dear Mr.氏: Dear Mr.氏,
ごく親しい関係 Dear 名: My dear 名,
公式文書 Sir: Sir,
閣下 My dear Mr. 役職名 Your Excellency
単数の女性 フォーマル Dear Madam: Dear Madam,
一般(既婚) Dear Mrs.氏 Dear Mrs.氏,
一般(未婚) Dear Miss 氏 Dear Miss 氏,
ごく親しい関係の大人・未婚者 Dear 名 My dear 名,
公式文書 Madam: Madam,
複数 会社など Gentlemen: Dear Sirs,
役所など Sirs: Sirs,
婦人団体 Ladies Dear Madams,
:
最近では、未婚・既婚兼用の敬称としてMs.を使う人が増えています。
Dear Sir:、Dear Madam: は相手の名前が分からないときにも使います。
相手の性別も分からない場合は、Dear Sir or Madam: とします。
役職だけ分かっている場合は、Dear 役職名 とします。
会社・団体・役所などの組織にあてた手紙では、Ladies and Gentlemen やDear Sir/Madam のように男性形と女性形を並記するのが普通です。

5.本文

この部分は、特に形式はないので、相手に伝えたいことを簡潔に書くことを心がけましょう。

書き始める前に書く内容の概略をまとめると、書きやすいものです。文章は短く区切って1つの文章の平均語数を18語くらいにすると読みやすく、分かりやすい文章になるでしょう。

最後にもう一度読み直し、言葉の反復や意味のない言い回しなどを省けば完璧です。

6.結辞

日本語の「敬具」や「草々」にあたり、相手に対する尊敬や愛情を意味する重要な部分です。

相手、間柄など アメリカ式 イギリス式
一般的に使われる

Sincerely *

Sincerely yours *

Very sincerely yours

Yours always

Yours sincerely *

Yours very sincerely

ややフォーマル
Truly yours
Yours truly
フォーマル、
目上の人に対して使う
Respectfully yours
Yours respectfully
礼状で使う

Gratefully

Gratefully yours

Yours gratefully
その他
(ごく親しい相手に)

Love

With love

Yours as ever

Affectionately yours

With all my love

With love and kisses

Yours

Best wishes

Your friend

Best regards

Good-by now

* いろいろなものがありますが、一般にはこの3つが主流です。「その他」の欄に挙げてあるものは、相手との関係に応じて使いますが、恋人や家族などのごく親しい相手に対するものです。

7.署名

8.追伸

書き忘れた事や、付け加えたいことがある場合に、1、2行程度書き添えます。

2ページ以上の手紙になった場合

2ページ以上の手紙になった場合は、必ず1ページ目と同じ紙質のものに書きます。また、上から2~3センチあけたところにページ番号を入れます。複数ページになる場合は、2ページ目(または最終ページ)が署名欄だけにならないように、本文の行間を調節します。